García, A. & Hernández, C.
Es importante que si cuentas con un #SistemadeGestión, entiendas los hallazgos, errores o incumplimientos y sepas exactamente que #AccionesCorrectivas tomarás para solucionar y evitar futuras fallas; por eso les compartimos estas recomendaciones tanto para evaluadores como para clientes.
Algo de lo que no estamos exentos cuando contamos con un sistema de gestión, es la detección de no conformidades, y es que no importa cuánto tiempo lleve implementado el sistema de gestión, siempre está sujeto a la mejora continua.
Recordemos que una no conformidad es el incumplimiento de un requisito, el cual puede estar definido en nuestro sistema de gestión, en normas, leyes, criterios e incluso en las especificaciones de nuestros clientes. Por lo anterior, los sistemas de gestión cuentan con herramientas para prevenir las no conformidades o bien para corregirlas y evitar su recurrencia en caso de que ya se hayan presentado.
Sin embargo, para garantizar que las acciones que tomemos sean adecuadas, lo primero que tenemos que hacer es asegurarnos que la redacción del hallazgo detectado es lo suficientemente clara, para permitirnos atacar la verdadera raíz del problema.
Aquí te vamos a decir cuáles son los componentes mínimos con los que debe contar la redacción del hallazgo, es decir los elementos básicos con los que tenemos que contar para poder asegurar que definimos bien el problema:
1. Requisito contra el cual se detecta
En este punto es muy importante identificar cual es el “debe” de la normativa o criterio que se tiene que cumplir, y con base en eso revisar si la información que se tiene es suficiente para evidenciar el cumplimiento.
2. Evidencia objetiva
En la redacción de la no conformidad, también se deberá señalar cuál es la evidencia objetiva del incumplimiento, es decir, cual es el registro, el proceso, la persona o cualquier otra fuente que presenta la desviación del requisito con el cual se pueda comprobar la veracidad.
3. Redacción del hallazgo
Debe ser una descripción clara, concisa y completa, es decir, que no sea tan larga como para no entenderla, pero tampoco tan corta como para no tener suficiente información. Siempre debemos garantizar que cualquier persona que lea el enunciado pueda entender perfectamente ¿qué se incumple? y ¿por qué?
No está de más decir que la ortografía es más que importante en la redacción de una no conformidad ya que un acento, una coma, una palabra mal escrita puede cambiar el sentido de la oración.
Por último, te invitamos a seguir las siguientes recomendaciones al momento de redactar o revisar las no conformidades:
Es mejor decir “no se evidencia” a “no se tiene” o “no existe” ya que la auditoria es un muestreo, una foto de ese momento, en el que no se tiene una certeza absoluta.
Usar frases como “en los registros x, y, z se encuentra…” o “en “x” de “y” casos revisados se detecta…”.
No mezclar dos incumplimientos en una no conformidad, ni repetir varias no conformidades de un mismo incumplimiento.
No expresar opiniones en la no conformidad. Evitar frases como “considero”,” supongo”, “hay o habría que”, “me parece”, “se debe o debería” ya que imprimen a la no conformidad el criterio particular de la persona que detecta el incumplimiento.
No hacer suposiciones. Evitar frases como “algunos”, “bastantes”, “todos”, “ninguno”, “varios”, “en ocasiones”, “siempre” o “nunca”.
Esperamos que las siguientes recomendaciones sean de utilidad tanto para auditores como para auditados.
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