Autor: Christian J. Hernández
La evaluación de la conformidad en México, es un campo desconocido por muchas personas pero que, sin embargo, está presente en muchos aspectos de nuestra vida. La mayor parte de los productos o servicios que adquirimos tienen que pasar por un proceso en el que son evaluados para determinar su conformidad con respecto a ciertos requisitos establecidos en normas u otras especificaciones.
Hablando de evaluación de la conformidad, la Ley Federal sobre Metrología y Normalización señala en su artículo 68 que "la evaluación de la conformidad será realizada por las dependencias competentes o por los organismos de certificación, los laboratorios de prueba o de calibración y por las unidades de verificación acreditados y, en su caso, aprobados en los términos del artículo 70”. Para que una organización pueda obtener la acreditación, y en su caso la aprobación, como unidad de verificación deberá demostrar previamente que cuenta con:
Personal técnicamente competente;
Instalaciones y equipos adecuados;
Un sistema de gestión que satisface los requisitos de la norma mexicana NMX-EC-17020-IMNC-2014.
Para todos aquellos emprendedores que quieren acreditarse como unidad de verificación, les comparto los pasos que, según mi experiencia, hay que seguir para desarrollar e implementar el sistema de gestión con base en la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 (ISO/IEC 17020:2012):
Etapa 1. Análisis del entorno:
Antes de poder iniciar con el desarrollo de la documentación del sistema de gestión es necesario analizar la situación actual del entorno en el que se encuentra la empresa.
Habrá que definir la posición de la UV dentro de la estructura de la organización e identificar otras actividades (además de las de verificación) que realice tanto la organización, como la UV y su personal, para determinar el tipo de UV en función de su grado de independencia (Tipo "A", "B" o "C").
Es importante también identificar los requisitos de competencia del personal, de instalaciones, de equipos, administrativos y estructurales definidos en las normas objeto de la verificación, convocatorias emitidas por la autoridad y demás criterios aplicables del esquema de verificación particular en el que se desea participar.
Etapa 2. Capacitación:
Esta etapa es una de las más importantes del proceso, ya que implica proporcionar al personal involucrado en las actividades de verificación las herramientas para desarrollar su funciones con competencia y en apego a los requisitos normativos.
Durante esta etapa será importante reforzar las habilidades y conocimientos técnicos del personal sobre los requisitos descritos en las normas objeto de las verificaciones y proporcionar los fundamentos legales y normativos implicados en la formación como unidad de verificación. Así mismo, el personal debe ser consciente de la importancia de contar con un sistema de gestión como una herramienta para mejorar las actividades de la organización.
En muchas ocasiones, la etapa de capacitación implica también cambiar la mentalidad del personal de la organización hacia un enfoque basado en instrucciones y procesos controlados. La resistencia al cambio es un factor que siempre está presente en la implementación de un sistema de gestión pero debemos de ser constantes en la concientización para lograr que todos estemos en el mismo barco.
Etapa 3. Desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión:
Aunque la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014 no señala como un requisito el contar con un manual de calidad, es sugerible documentar uno, ya que el manual de calidad nos ayuda a exponer la estructura del sistema de gestión y es un documento guía en cual la organización establece como da cumplimiento a los requisitos que marca la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014.
El formato del manual de calidad es decisión de la organización y dependerá de su tamaño, estructura y alcances.
Los procedimientos señalan la forma específica en la que se debe llevar a cabo una actividad o un proceso y quienes son responsables de su ejecución.
Es muy importante tener en cuenta que no todos los procesos necesitan contar con un procedimiento. De acuerdo con la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, solo se requieren procedimientos documentados para los siguientes procesos:
Selección, formación, autorización y seguimiento del personal;
Uso, mantenimiento, calibración y tratamiento de equipos (cuando estos sean relevantes para determinar los resultados de la verificación);
Selección de proveedores, verificación de bienes y servicios recibidos (cuando estos sean relevantes para los resultados de la verificación);
Procedimientos de verificación (y en su caso de muestreo) y del tratamiento y cuidado de los ítems de verificación;
Procedimientos para el control de documentos, control de registros, revisión por la dirección, auditorías internas, identificación de no conformidades y no conformidades potenciales.
No obstante lo anterior, la organización podrá documentar todos los procedimientos que
considere necesarios para el correcto desempeño de las funciones, por ejemplo, documentar un procedimiento para la identificación y análisis de riesgos a la imparcialidad, aunque la norma no lo señale como un requisito.
Finalmente los formatos, son los documentos a través de los cuales se registran datos o información de manera estructurada como evidencia de la realización de las actividades descritas en los procedimientos. Si bien, la norma NMX-EC-17020-IMNC-2014, tampoco señala como un requisito contar con algún formato en particular, estos son un buen apoyo dentro de un sistema de gestión para poder demostrar el cumplimiento de los requisitos.
Etapa 4. Implementación:
Una vez desarrollado y estructurado el sistema de gestión, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha el sistema de gestión y el personal comienza con el uso de esta herramienta.
Para el caso de las UVs que pretenden verificar normas oficiales mexicanas, la implementación del sistema de gestión es parcial ya que forman parte de un esquema en el que las verificaciones no pueden ser llevadas a cabo hasta no contar con la acreditación y
aprobación correspondientes. No obstante, la UV podría realizar ejercicios de verificación simulados para poner en práctica los procesos operativos y detectar fallas o mejoras en estos.
Durante esta etapa el personal de la organización deberá realizar una revisión periódica del
desempeño de sus procesos para actuar y corregir cualquier desviación a las instrucciones documentadas.
Este periodo, servirá también para que el personal comience a familiarizarse con las nuevas actividades y domine el contenido de los procedimientos documentados.
Etapa 5. Auditoria Interna:
Las auditorías al sistema de gestión ayudan a observar la manera en cómo está operando, detectar las fallas para corregirlas, registrar oportunidades de mejora y asegurar que se cumplen los requisitos normativos y legales.
Para este proceso, al ser la primera vez que se lleva a cabo, se sugiere buscar el auxilio de personal externo a la organización, ya que, además de contar con el punto de vista de alguien con más experiencia en el área, nos ayudará a evitar la ceguera de taller e identificar con otros ojos cualquier desviación o incumplimiento a los requisitos.
También puede considerarse la realización de la auditoría interna con personal propio de la organización; en este caso, es importante asegurar que el personal no audite su propio trabajo y que cuente con el conocimiento suficiente de los requisitos y de los procesos auditados.
Cabe hacer mención que la etapa de auditoría interna, al igual que la etapa de implementación, se podrá llevar a cabo de manera parcial ya que es probable que muchos procesos aún no estén operando, sin embargo nos proporciona un filtro y un buen ensayo para enfrentar el proceso de acreditación de la mejor manera.
Una vez identificadas las no conformidades, observaciones, fortalezas y oportunidades de mejora de nuestro sistema de gestión, debemos generar las acciones correctivas y preventivas de las desviaciones encontradas para evitar su recurrencia.
Etapa 6. Revisión por la dirección:
Considerando los resultados de la auditoría interna y las acciones resultantes de la misma, la alta dirección podrá realizar un análisis y decidir si la UV está lista para iniciar su proceso de acreditación. Opcionalmente, podrá requerir una segunda auditoría interna dependiendo de los resultados obtenidos en la primera.
Las actividades mencionadas en este blog no pretenden señalar acciones concretas que deban realizarse antes de iniciar un proceso de acreditación, son solo una recomendación
para enfrentar la evaluación de mejor manera ya que como menciono anteriormente, proporcionan un filtro para encontrar oportunidades de mejora además de una buena práctica para que el personal se familiarice con su sistema de gestión y los requisitos aplicables.
Una de las principales ventajas que tiene el auditado en su proceso de acreditación es el dominio y conocimiento que este tiene de su organización y de los procesos de su sistema de gestión; lo anterior aunado a una capacitación efectiva de su personal sobre los requisitos técnicos, legales y normativos, asegurarán que se logre el objetivo planeado.
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